OnlyOffice Workspace giunge alla versione 12.5 con una importante sequenza di novità ad impreziosirne la release. La suite comprende un pacchetto di applicazioni web per la miglior gestione dei team e per favorirne le dinamiche di collaborazione, comprendendo tutte quelle utility fondamentali per i principali processi aziendali.
Dai documenti alle mail, dal CRM ai progetti, fino al calendario degli appuntamenti, con una doppia scelta a disposizione: gestire gli applicativi on-premise su server proprietari (di facile implementazione, massima scalabilità e possibilità multitenancy tra le diverse filiali dell'azienda) o gestirli tramite il pacchetto cloud (senza infrastrutture proprietarie da gestire e mantenere, ma orientandosi esclusivamente alla massima produttività).
In entrambi i casi sono disponibili una serie di novità importanti che caratterizzeranno OnlyOffice proprio a partire dall'odierna release 12.5.
OnlyOffice Workspace 12.5: tutte le novità
Le novità della nuova release possono essere divise in tre ambiti principali:
Su queste direttrici sono state sviluppate le nuove frontiere di OnlyOffice in termini di sicurezza e usabilità, dipingendo così un orizzonte di nuove opportunità che andrà a coltivare quel trend di crescita e affermazione che OnlyOffice (forte di oltre 10 milioni di utenti in tutto il mondo) oggi insegue.
Sicurezza
OnlyOffice Workspace 12.5 scommette fortemente in un importante balzo della sicurezza della suite, introducendo in modo particolare specifiche restrizioni all'accesso: diventa possibile impostare un limite massimo di tentativi di accesso falliti, un tempo di blocco e controlli utili per evitare tentativi di tipo brute-force. Una volta raggiunto il limite specificato, gli IP responsabili vengono bannati per un periodo di tempo preimpostato, escludendo così qualsivoglia velleità ulteriore di attacco.
Come misura complementare e sinergica alle nuove impostazioni di login, è ora possibile inserire indirizzi IP affidabili con i quali garantire accesso e salvaguardia per utenti e amministratori specificatamente autorizzati.
Con la 12.5, inoltre, OnlyOffice Workspace sposa la logica 2FA estesa, abilitando tale espediente soltanto su alcune utenze ed escludendone altre per facilitarne il login. L'amministratore viene quindi ad avere pieno controllo, potendo monitorare e gestire accessi e credenziali sulla base delle singole esigenze di funzione. Questa capillarità di gestione si traduce in capacità di controllo e sicurezza ottimale, poiché si permette di raggiungere il massimo equilibrio tra libertà di accesso e necessità di verifica delle credenziali per ogni utenza abilitata.
Ancora, con la release 12.5 si introducono criteri estesi per la creazione delle password. Non basta mettere al bando la semplicità di password troppo superficiali, ma occorre altresì dettare le regole di ingaggio sulle quali sviluppare i nuovi account. OnlyOffice Workspace consentirà ora di definire il numero massimo (o minimo) dei caratteri da poter utilizzare, potendo così dettare regole comuni più o meni esigenti.
Gestione documentale
Il primo importante intervento è relativo alla possibilità di creare vari tipi di collegamenti esterni per la condivisione del file nel modulo Documenti. Inoltre è ora possibile impostare limiti di tempo (o password) per gestire nel migliore dei modi i documenti condivisi esternamente e per i quali si correrebbe altrimenti il rischio di perdere il controllo sui contenuti.
Così come per i file, la condivisione può essere gestita e limitata anche a livello di cartelle: tale impostazione scende a cascata su file e sottocartelle ivi contenute, potendo così definire regole e limiti generali di condivisione su interi progetti.
Interventi evolutivi
A queste importanti evoluzioni, che rendono sempre più semplice il controllo di ogni singola opzione nella collaborazione su OnlyOffice, la suite aggiunge inoltre ulteriori miglioramenti che vanno ad impreziosirne l'esperienza d'uso:
- Tema scuro, per poter lavorare al meglio anche in quelle condizioni di luminosità scarsa che suggeriscono la necessità di adattare meglio le tonalità cromatiche per non affaticare la vista durante le ore di lavoro
- Posta migliorata: il servizio IMAPSync consente ora di sincronizzare le bozze con il client di posta. Ciò significa che creando o modificando una bozza di email sul portale, tale intervento sarà accessibile anche sul client di posta e viceversa, con massima efficienza e con massima trasversalità operativa tra le varie interfacce
- Archiviazione controllata: è possibile impostare, attivare e modificare la quota di archiviazione predefinita per ciascun utente, avendo così pieno controllo sulle quote di spazio da riservare ad ogni tipo di utenza e di funzione operativa
Queste ed altre novità caratterizzano una versione 12.5 che non si limita ad aggiornare le novità già approntate nelle release precedenti, ma che si spinge ulteriormente oltre per rendere l'uso di OnlyOffice Workspace in azienda una scelta sempre più valida, semplice ed efficiente. Lavorare sulla sicurezza è chiaramente un requisito fondamentale per affondare le mani in ambito business, ma anche tutte le capillari possibilità di controllo previste consentono di avere un potere sempre più mirato e stringente.
Come accedere a OnlyOffice Workspace 12.5
Il rilascio della nuova versione è immediato per quanto concernente l'ambito cloud. Per le installazioni on-premise, invece, occorrerà attendere soltanto alcuni giorni prima di poter procedere con l'upgrade.
