OnlyOffice è uno strumento di collaborazione estremamente ricco e variegato, pensato per consentire a tutti gli utenti di poter decidere in proprio ed in piena autonomia quale possa essere la miglior versione da adottare sulla base della propria organizzazione aziendale. Una novità è però giunta nelle ultime ore ad arricchire quello che OnlyOffice è in grado di mettere a disposizione: si tratta di DocSpace, una "piattaforma di co-working" che funge da vera e propria metafora dell'ufficio per la condivisione ed il coordinamento documentale. Il valore aggiunto di questa funzione è relativo in particolare alla collaborazione con gli utenti esterni, per i quali occorre declinare in modo preciso i permessi al fine di rendere l'intera procedura efficiente e sicura.
La metafora è infatti ora completa: non soltanto è possibile collaborare sui medesimi documenti, anche in piena contemporaneità, ma è possibile altresì gestirne accessi e permessi sulla base del ruolo e della funzione dei singoli utenti. Per mettere in piedi tutto ciò è sufficiente creare differenti stanze nelle quali chiunque acceda ha specifiche opzioni a propria disposizione regolamentando così, in modo tanto semplice quanto capillare, le possibilità di manovra sui contenuti.
OnlyOffice DocSpace
La logica è tale per cui la definizione dei permessi sul file (che sia di commento, visualizzazione o editing) non è afferente soltanto al singolo file, quanto più alla "stanza" entro cui viene depositato. Qualora si crei una collezione di documenti all'interno di una specifica stanza, sarà sufficiente modificare i permessi per la stanza stessa per poter vedere modificati i permessi su ogni singolo file ivi contenuto.
Grazie a questa opzione, insomma, diventa molto più facile avere piena consapevolezza su cosa si possa o non si possa fare su un file, chi lo possa fare e chi, eventualmente, non possa più operarci al di sopra. Le stanze permettono pertanto un controllo dei permessi di accesso ben più capillare, abilitando una gestione massiva dei file sulla base delle circostanze operative emergenti.
Le stanze si dividono in due tipologie fondamentali.
In primis vi sono le normali stanze di collaborazione, una forma standard per la creazione sincrona di nuovi documenti, entro cui poterli editare, monitorare e dove è possibile comunicare con i collaboratori attraverso una chat che incorpora anche plugin terzi del calibro di Zoom, Jitsi, Telegram e Rainbow.
Qualora si intenda portare avanti un'azione di maggior complessità, invece, è possibile attingere alle stanze personalizzate, aventi impostazioni maggiormente particolareggiate e flessibili. La personalizzazione della stanza può essere calibrata sulla base di differenti livelli autorizzativi, così identificati da OnlyOffice al lancio della nuova funzione:
- Visualizzatore;
- Commentatore;
- Revisore;
- Compilatore di moduli;
- Editore;
- Utente esperto;
- Amministratore della stanza.
Scegliendo uno di questi profili si potranno attribuire permessi specifici, senza che si debba intervenire sulla singola cartella o addirittura sul singolo file per aprire i permessi necessari: saranno le opzioni scelte per la stanza a definire il da farsi nel pieno rispetto della sicurezza e della privacy inerenti i file conservati. Grazie a tali possibilità di scelta è così possibile creare stanze ad hoc dove clienti, partner o fornitori hanno la possibilità di mettere mano ai documenti contribuendo alla redazione degli stessi: quando darsi delle regole è semplice, cooperare diventa cosa efficace.
DocSpace: sicurezza e collaborazione
Nel momento in cui si accede ad una stanza o si avvia un nuovo documento (documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni,
moduli compilabili, e-book e file PDF), quel che occorre sapere è che la sicurezza del dato e dell'integrità della repository sono garantite da un sistema di backup remoto ridondante tale da poter recuperare in qualsiasi momento elementi perduti o corrotti. Quel che oggi è servito attraverso l'affidabilità del cloud pubblico di Amazon, presto sarà anche disponibile in versione self-hosted, perpetrando così il mantra di una suite per la collaborazione che può essere fruita tanto in cloud quanto on premise.
Non solo il backup è garantito, ma può essere anche duplicato su servizi terzi: tale opzione può essere abilitata da menu (DocSpace –> Backup –> Backup dei dati) indicando servizi terzi di archiviazione da accoppiare al backup standard offerto dal servizio: Dropbox, Onedrive o altre soluzioni a scelta potranno diventare così una garanzia ulteriore per i propri file, consentendo così di spostare direttamente sul cloud la conservazione dei documenti per risparmiare memoria in loco ed approfittare al massimo di quelli che sono i privilegi offerti dal cloud storage.
Backup con DocSpace
Per poter regalare le giuste ambizioni al proprio servizio, OnlyOffice non poteva scendere a compromessi in termini di sicurezza ed ha pertanto allestito tutto quanto utile a rendere il deposito, l'accesso e la collaborazione sui file quanto più sicuri possibile:
Nel DocSpace di ONLYOFFICE conforme al GDPR, tutte le informazioni personali vengono trattate con attenzione. Utilizziamo lo standard di crittografia AES-256 leader del settore per proteggere i tuoi dati sensibili inattivi. In transito, il traffico viene crittografato con il protocollo HTTPS. Diritti di accesso flessibili e JWT ti consentono di controllare completamente l’accesso ai documenti. Il monitoraggio delle attività e rapporti di controllo forniscono la tracciabilità.
Il potere è tutto in mano agli admin, i quali non solo possono scegliere della buona e della cattiva sorte delle stanze, ma possono anche calibrare in modo capillare i permessi e fungere così da registi delle dinamiche collaborative da cui nascono file, contenuti e operatività. Nello specifico, agendo da menu DocSpace –> Sicurezza, gli admin hanno la possibilità di:
- impostare la sicurezza della password;
- abilitare 2FA e Single Sign-On;
- domini di posta affidabili e durata della sessione;
- limitare l’accesso da specifici indirizzi IP;
- limitare i messaggi amministrativi;
- configurare backup dei dati.
DocSpace è inoltre dotato di editor e visualizzatori collaborativi: non occorre "uscire" dal file per potervi mettere mano, poiché tutto è disponibile all'interno del servizio attraverso la suite OnlyOffice. Il file diventa esso stesso piattaforma collaborativa, senza necessità ulteriori di sorta: si entra, si modifica, si discute e si decide, bypassando tutti quegli ostacoli che troppo spesso si frappongono alle dinamiche collaborative che un ufficio dovrebbe invece sempre stimolare, testare e rinvigorire. Tanto le risorse interne all'azienda, quanto gli stakeholder esterni interessati alla produzione del contenuto, possono così cooperare sul medesimo documento e con il medesimo strumento, senza attrito alcuno in quanto a compatibilità dei file, capacità di accesso, formattazione o quant'altro: sarà realmente come lavorare a quattro mani sul medesimo foglio, ognuno entro i limiti del proprio ruolo.
Elaborare i file con gli strumenti OnlyOffice non significa soltanto efficienza e produttività, ma anche innovazione: grazie al plugin dedicato per ChatGPT, infatti, l'intelligenza artificiale irrompe direttamente nel nostro lavoro quotidiano velocizzando, aiutando, migliorando e ottimizzando tutto quel che la nostra creatività è in grado di immaginare. Il plugin rende tutto automatico e, ancora una volta, si può raggiungere l'obiettivo senza mai distogliere lo sguardo e l'attenzione dai propri contenuti.
Prezzi
Si può accedere a DocSpace con due differenti profili: Startup e Business.
La modalità Startup contempla precise limitazioni nell'uso: 1 admin, 2 utenti esperti e 12 stanze (con utenti illimitati) e 2GB di spazio di archiviazione a disposizione. La modalità Business, per contro, prevede un abbonamento da calibrarsi in base al numero di amministratori ed utenti esperti (15$/mese per ogni admin), ma amplia gli orizzonti operativi consentendo di creare un numero illimitato di stanze, applicare il marchio, monitorare accessi dall'esterno e attivare il backup automatico.
Le organizzazioni senza scopo di lucro possono contattare l'azienda (sales@onlyoffice.com) per avere preventivi e scontistica dedicati.
Questo rapido webinar (in lingua inglese) illustra le singole caratteristiche di DocSpace, esplicando così nei dettagli le novità che la suite OnlyOffice si porta in pancia aprendo ad una nuova ed ulteriore dimensione della collaborazione online.
